Refonte de votre plateforme web: 5 éléments cruciaux pour en assurer le succès

Saviez-vous que, en 2024, la durée de vie moyenne d’une plateforme web est de moins de 3 ans?

Vous avez bien lu, 3 ans. 

Pas 5 ans. 

Pas 10 ans.

3 ans. 

Ça peut sembler court, mais si on s’arrête quelques instants et qu’on y réfléchit, on se rend compte qu’il peut s’en passer des choses en 3 ans!

Il y a 3 ans, en 2021:

• Facebook changeait officiellement de nom pour Meta dans le but de devenir l’un des pionniers du métavers
• OpenAI était encore totalement inconnu du public, la référence en terme d’intelligence artificielle du moment étant DeepMind de Google
• Les NFT (non-fungible tokens) étaient le talk-of-the-town
• Le rover Perseverance atterrissait avec succès sur Mars
• L’action de NVIDIA valait $120 USD, alors qu’elle vaut maintenant $893 USD (en date du 19 mars)

À ce rythme, et avec les constantes avancées technologiques que l’on connaît en termes d’IA générative (bienvenue Sora et la génération de vidéos par lignes de texte), il est donc essentiel pour les gestionnaires d’entreprise de garder leur plateforme web actuelle et à jour.

Les avantages de garder son ou ses produits numériques à jour, qu’ils prennent la forme d’un site, d’une plateforme, d’une application, d’un système de données, d’un service infonuagique ou d’un outil en ligne, vont au-delà de la simple tendance.

C’est une question de sécurité, de positionnement et d’innovation.

Ainsi, en tant que leader consciencieux et visionnaire, vous avez comme mission de déployer les bonnes ressources au bon endroit et au bon moment afin d’assurer la qualité de votre présence web de manière continue et proactive. 

Néanmoins, un projet d’une telle envergure, avec les bouleversements et tout le remue-méninges qu’il entraîne, peut être une importante source de stress pour les dirigeants et les chefs d'entreprise. Voici donc 5 orientations à suivre pour minimiser les imprévus, harmoniser les processus et ainsi assurer le bon déroulement de la prochaine refonte de votre plateforme web.

 

 

1. Établir un échéancier réaliste et le respecter

La mise en place d'un échéancier réaliste constitue la pierre angulaire de toute refonte de plateforme web réussie. Il est crucial de définir des délais précis pour chaque phase du projet, en tenant compte des ressources disponibles et des contraintes techniques. Par exemple, fixer des dates butoirs pour la conception, le développement, les tests et le déploiement permet de maintenir le projet sur la bonne voie. N'oubliez pas que le respect de cet échéancier est aussi important que sa conception.

Lors de l’élaboration d’un échéancier, tous doivent stipuler clairement des livrables qui permettent à toutes les ressources de réaliser leur travail de la meilleure façon possible. Bien souvent, des délais sont fixés pour satisfaire la direction ou les gestionnaires, sans prendre en considération les éventuels facteurs de retard et les obstacles inévitables. Ces retards peuvent entraîner des dépassements de coûts et une insatisfaction parmi les parties prenantes. Ils constituent un préjudice dans un contexte d'efficacité, car la quasi-totalité du temps, ils peuvent être évités dès le début du projet.

Durant les rencontres préparatoires entre le client et l’agence (et les partenaires, s’il y a lieu), planifiez donc des périodes tampons qui prennent en compte les réalités administrative, stratégique et humaine. Considérez toujours l’impact que peuvent avoir les vacances des employés, les comités décisionnels, les processus d’approbation et les conflits d’horaire sur le calendrier.

En somme, établir un échéancier réaliste est la responsabilité de toutes les parties impliquées et le respecter l’est d’autant plus.

2.Distinguez clairement vos nice-to-have de vos must-haves 

Lors de la planification d'une refonte de plateforme web, il est essentiel de différencier les fonctionnalités must-have, éléments essentiels au fonctionnement de base et à l’atteinte des objectifs communicationnels, des fonctionnalités nice-to-have, caractéristiques supplémentaires qui peuvent améliorer l'expérience utilisateur sans être indispensables.

Par exemple, intégrer un système de paiement sécurisé devrait certainement être classé comme un must-have pour un site de e-commerce, tandis qu’ajouter un clavardage synchrone pourrait être considéré comme un nice-to-have pour un site vitrine. 

En plus d’avoir un impact direct sur le budget, les nice-to-haves peuvent influencer la progression globale du projet en détournant les efforts sur des éléments qui pourraient finalement s’avérer superflus. Cette distinction permet de concentrer les ressources sur les aspects les plus importants du projet et d'éviter les dépassements de coûts et les délais.

Lors de la rencontre de démarrage, ou dans le cadre d’une des rencontres statutaires, il est essentiel pour le client, pour lui-même et en place de ses utilisateurs, d’énoncer ses besoins et ses requis en termes de must-haves et de nice-to-haves. Pour éviter les déceptions et les malentendus, ceux-ci doivent être inclus à la conversation entre l’agence et le client et être connus et compris de la même façon par toutes les parties inhérentes au projet. 

Élaborer une grille de fonctionnalités désirées selon un ordre de priorité est une bonne façon de présenter efficacement à votre agence ce que vous considérez comme une nécessité et ce qui est moins crucial au fonctionnement optimal de votre future plateforme.

3.Prévoir et planifier un budget de maintenance annuel

La planification d'un budget de maintenance annuel est nécessaire pour assurer la pérennité et la performance de votre plateforme web à long terme.

Ce budget devrait inclure des provisions pour les mises à jour système, les correctifs de sécurité, l'hébergement et la gestion des contenus. Bien que la plupart des projets de refonte incluent la mise en place d'un système de gestion de contenu adapté et facile à utiliser pour tous, il arrive très souvent que, faute de temps à l’interne, le client puisse vouloir profiter des services de mise à jour offerts par l’agence de conception, ce qui inclut de faire appel à une banque d’heures supplémentaires.

En prévoyant ce type de dépenses et en l’intégrant au préalable au projet de refonte, vous garantissez l’entière disponibilité de votre agence à répondre à vos besoins et à vos urgences dans les meilleures délais. 

Il est aussi important d’allouer des fonds pour l’évolution de la plateforme, c’est-à-dire pour les itérations potentielles et les phases subséquentes telles que l'intégration de nouvelles fonctionnalités et l'optimisation des performances. En se basant sur des estimations réalistes et en tenant compte des tendances du marché, les entreprises peuvent éviter les surprises financières et maintenir leur site web compétitif. 

4.Rassembler les acteurs clés possédant un pouvoir décisionnel

Il est primordial d'engager toutes les parties prenantes dès le début du projet afin de garantir sa réussite. Cela implique d'inclure les représentants des diverses équipes internes tant du côté du client que de l'agence créative, comme les départements marketing, ventes, gestion des produits, etc., ainsi que les utilisateurs finaux, souvent désignés comme le « vrai client ».

Si l'agence vous recommande d'impliquer les décideurs dès les premières étapes du projet, ne le prenez pas comme une remise en question de votre autorité. Au contraire, considérez-le comme une mesure de précaution visant à garantir une compréhension commune et à éliminer toute ambiguïté dans les exigences ou les objectifs du projet.

La mise en place de réunions régulières pour discuter des objectifs, des exigences et des préoccupations de toutes les parties prenantes est essentielle pour s'assurer que le projet répond aux besoins de chacun. Habituellement, des réunions de suivi d'environ 15 à 30 minutes ont lieu chaque semaine entre les chefs de projet ou les responsables directs, tandis que des réunions de direction ou des jalons sont planifiées de manière bimensuelle ou mensuelle, en fonction de la nature du projet.

En définitive, une communication transparente et une collaboration efficace entre les équipes jouent un rôle crucial pour prévenir les malentendus et les retards lors du processus de refonte.

5.Faire confiance à votre agence

Collaborer avec une agence de développement web expérimentée peut faire toute la différence dans le succès de votre projet de refonte. Les firmes spécialisées disposent des compétences techniques et des ressources nécessaires pour concevoir et mettre en œuvre des solutions innovantes et efficaces. Leur maîtrise des nouvelles technologies et leur compréhension des tendances du marché peuvent contribuer à démarquer votre plateforme web de la concurrence dans votre domaine.

En outre, une relation de confiance avec votre agence permet une communication fluide et une collaboration efficace tout au long du projet. Certains clients, soucieux de préserver la réussite de leur projet, adoptent une approche vigilante et prudente, presque farouche, dans leur relation avec les fournisseurs. Selon eux, cette attitude proactive vise à garantir une collaboration fructueuse et à minimiser les risques de surprises désagréables ou de dépassements de coûts. 

Cependant, nous suggérons plutôt l'inverse. La refonte de votre plateforme web doit plutôt être vue comme un exercice d'équilibre, où chacun collabore pour garantir un processus de création fluide et balancé.

Chez Beet, nous croyons en la co-création avec nos clients. En tant qu'agence, nous considérons un projet comme réussi lorsque nous avons collaboré en parfaite synergie avec le client pour atteindre les objectifs fixés. Nous avons la flexibilité nécessaire pour adapter notre approche lorsque le client est ouvert au changement et nous sommes efficaces, performants et offrons un excellent rapport qualité-prix lorsque le client fait confiance à notre expertise.

Conclusion

En conclusion, malgré la durée de vie relativement courte d'une plateforme web, qui peut sembler décourageante au premier abord, elle peut en réalité offrir des opportunités excitantes pour l'innovation et la croissance lorsque bien gérée et abordée.

En choisissant de collaborer avec une agence expérimentée et en adoptant une approche méthodique, la refonte de votre plateforme web peut passer d'un processus stressant et fastidieux à une expérience enrichissante et bénéfique.

En investissant dans un projet encadré par des experts, vous pouvez garantir non seulement la durabilité de votre plateforme, mais aussi créer un environnement favorable à la croissance continue de votre entreprise dans un paysage numérique en constante évolution.

En fin de compte, une refonte réussie va bien au-delà d'une simple mise à jour technique. C'est une opportunité de repousser les limites de l'innovation, de renforcer votre présence en ligne et de construire un avenir numérique durable pour votre organisation.

Êtes-vous prêt à passer à l'action? Prenez un rendez-vous avec un de nos experts!